PRTG – P14 How to Configure Email Alerts in PRTG Network Monitor

Giám sát hệ thống mà không có cảnh báo thì gần như vô nghĩa.
Nếu server gặp sự cố nhưng bạn không nhận được thông báo, hệ thống monitoring coi như chưa hoàn chỉnh.

Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn cấu hình cảnh báo email trong PRTG một cách đầy đủ và đúng chuẩn production. Chúng ta sẽ thiết lập SMTP, khai báo người nhận, tạo Notification Template và gán vào Trigger để đảm bảo mỗi sự cố đều được gửi cảnh báo theo thời gian thực.

Đây là cấu hình tiêu chuẩn dành cho môi trường doanh nghiệp.

📌 Vì sao cảnh báo email trong PRTG lại quan trọng?

Cảnh báo email giúp bạn:

• Nhận thông báo ngay khi thiết bị DOWN

• Giám sát hệ thống từ xa

• Giảm thời gian xử lý sự cố

• Hạn chế downtime kéo dài

Nếu không cấu hình đúng cảnh báo email trong PRTG, bạn chỉ đang thu thập dữ liệu chứ chưa thực sự quản lý hạ tầng.

#1️⃣ STEP 1: Configure SMTP (MANDATORY)

Trước khi PRTG gửi được email, bạn bắt buộc phải cấu hình SMTP.

Truy cập:

Bạn có thể sử dụng một trong ba phương án sau:

🔹 Option 1: Gmail SMTP

Note: You must use your Gmail App Password.

Lưu ý quan trọng:

• Bật 2FA cho tài khoản Gmail

• Tạo App Password

• Sử dụng App Password thay cho mật khẩu chính

🔹 Option 2: Microsoft 365 SMTP

Note: You must enable SMTP Authentication for the user sending notifications.

Đảm bảo:

• SMTP AUTH được bật cho mailbox

• Chính sách xác thực cho phép SMTP

🔹 Option 3: Internal Mail Server

Nếu doanh nghiệp sử dụng mail server nội bộ:

Sau khi cấu hình xong, nhấn:

Nhập email người nhận để kiểm tra, ví dụ:

Nếu nhận được email test thành công, cấu hình SMTP đã chính xác.

#2️⃣ STEP 2: Declare Recipient Email Address

Tiếp theo, bạn cần khai báo địa chỉ email nhận cảnh báo.

Truy cập:

Tại đây:

• Tạo contact mới

• Nhập địa chỉ email người nhận

• Lưu cấu hình

Nếu không khai báo contact, cảnh báo email trong PRTG sẽ không gửi đi đúng cách.

#3️⃣ STEP 3: Create or Use Email Notification Template

Bước tiếp theo là định nghĩa nội dung email cảnh báo.

Truy cập:

Bạn có thể:

• Tạo template mới

• Hoặc sử dụng template có sẵn

🔹 Create New Email Template

Chọn Add Notification Template

Cấu hình phần gửi email.

📝 Subject (Standard – Easy to Read)

Cấu trúc này giúp:

• Hiển thị rõ tên thiết bị

• Hiển thị tên sensor

• Hiển thị trạng thái (Down, Warning, Up)

Tại mục người nhận:

Nhập các email, cách nhau bằng dấu phẩy.

Ví dụ:

Như vậy nhiều thành viên trong team sẽ nhận được cảnh báo cùng lúc.

Lưu lại template sau khi hoàn tất.

#4️⃣ STEP 4: Assign Email to Trigger (IMPORTANT)

Đây là bước quan trọng nhất.

👉 Email will only be sent when the trigger is triggered.

Rất nhiều quản trị viên cấu hình SMTP và Template nhưng quên gán vào Trigger.

Mở Device hoặc Sensor cần giám sát.

Truy cập:

Chọn loại trigger phù hợp:

• Khi sensor chuyển trạng thái Down

• Khi sensor ở trạng thái Warning

• Khi giá trị vượt ngưỡng

Sau đó chọn template email đã tạo trước đó.

Lưu cấu hình.

Tại thời điểm này, cảnh báo email trong PRTG đã hoạt động đầy đủ.

🧪 Real Test – Shutdown VM (Demo)

Để kiểm tra thực tế:

Test demo shutdown VM Unifi

Khi VM bị tắt:

• Sensor chuyển sang trạng thái Down

• Trigger được kích hoạt

• Email cảnh báo được gửi ngay lập tức

Nếu email xuất hiện trong inbox, cấu hình đã thành công.

🔎 Best Practices for Email Alerts in PRTG

Để hệ thống cảnh báo hoạt động hiệu quả:

• Không bật cảnh báo cho các sensor không quan trọng

• Sử dụng template riêng cho Warning và Down

• Cấu hình delay trigger để tránh spam cảnh báo

• Kiểm tra định kỳ chức năng SMTP

Một hệ thống cảnh báo email trong PRTG được thiết lập đúng cách sẽ giúp bạn chủ động xử lý sự cố thay vì chờ người dùng phản ánh.

🏁 Conclusion

Cấu hình cảnh báo email trong PRTG là bước không thể thiếu trong hệ thống monitoring chuyên nghiệp.

Quy trình đầy đủ gồm:

1. Configure SMTP

2. Declare Notification Contacts

3. Create Email Template

4. Assign Trigger

Sau khi hoàn tất, hệ thống của bạn sẽ tự động thông báo mỗi khi có sự cố xảy ra.

Đây chính là sự khác biệt giữa monitoring thụ động và quản trị hạ tầng chủ động theo chuẩn doanh nghiệp.